Областной семинар-совещание с ведомственными архивами Курской области состоялся 20 октября 2011 года в конференц-зале ЮЗГУ.
Мероприятие собрало более полусотни участников. Среди них были представители различных фирм, занимающихся улучшением работы архивных учреждений. Это компании «Элар» - ведущий российский производитель оборудования для создания и хранения электронных информационных ресурсов, «Электронный город» - занимающаяся внедрением систем электронного документооборота.
ЮЗГУ презентовал собственную разработку, которая имеет патент и зарегистрирована в федеральной службе по интеллектуальной собственности. Ее разработчики – доцент кафедры управления качеством стандартизации и сертификации ЮЗГУ Владимир Васильевич Куц и начальник управления делами вуза Алексей Николаевич Струков.
Программа успешно работает уже два года в Управлении делами, облегчая труд работников. Она очень проста и удобна.
О практике применения автоматизации регистрации и учета документов на примере Управления делами ЮЗГУ рассказал начальник управления делами вуза Алексей СТРУКОВ:
- Программа включает в себя функцию поиска о регистрации, учета и рассылке документации. Документация делится на несколько групп, как входящая, так и исходящая. Очень удобно производить контрольные функции по исполнению документов. Есть блок внутренней распорядительной документации, которая включает в себя приказы и распоряжения, их регистрацию, учет, поисковую работу с ними. В он-лайн режиме мы можем на мониторе увидеть любой зарегистрированный документ в отсканированном виде в формате PDF и довести его до пользователя. Это очень удобно при териториальном разделении исполнителей. У нас много корпусов, но в течение 10 секунд документ дойдет до конечного пользователя.
На совещании рассматривался вопрос о переходе архивных фондов на электронный уровень. Однако этот процесс займет не один день. Создание электронных хранилищ весьма затратно и потребует немалых финансовых вложений.
Архив ЮЗГУ был выделен как один из лучших архивов в Курской области, в частности, по вопросам картонирования фонда и расположения дел.
Арина РОДИОНОВА, пресс-служба ЮЗГУ