Переход от бумажного документооборота к цифровому
Переход от бумажного документооборота к цифровому – это неизбежность для любой современной организации. Переключение не должно быть сложным. Подумайте об этом так. Если вы ищете записи в картотеке, на рабочих местах, за пределами офиса и везде между ними, вы с таким же успехом можете тратить дополнительное время на работу. С другой стороны, система управления документами позволяет вам консолидировать основную бизнес-информацию в централизованном хранилище и сделать ее доступной в любое время и в любом месте. Время на вашей стороне. Обслуживание клиентов улучшается, а сотрудники добиваются большего. Я уже говорил об этом раньше. Когда вся информация находится в одном месте, вы можете сделать с ней больше. Вы можете не только хранить его в одном месте для быстрого и легкого вызова, но и автоматизировать рабочие процессы.
Сегодня Минобрнауки России внедряет в вузах страны портал «Электронная приёмная», который сделает общение доступным, удобным, быстрым. Проект позволит полностью искоренить бумажный документооборот в таких процессах, как прием, обработка, структурное архивирование, хранение и анализ обращений граждан в различные структуры и ответов на них, сделать прозрачной и контролируемой процедуру подготовки ответов на обращения.
Например, посетив сайт электронной приемной ректора Казанского Федерального Университета (КФУ) можно передать сообщение Ильшату Гафурову, ректору КФУ.
В Интернете есть много публикаций о том, как подготовиться к цифровому документообороту.
Шаг первый: Где находятся Ваши данные
Почти все согласны с тем, что отслеживание бумажных документов - это не только хлопоты, но и пустая трата времени и ресурсов. В то же время многие не знают, как приступить к внесению изменений. Вот тут-то мы и вступаем в игру. Первое, что вы захотите сделать, - это оценить свою практику. Где прячется вся ваша бумага и как вы можете преобразовать ее в электронные данные? Как только вы его найдете, вам захочется отсортировать его по необходимости, версиям и соответствию требованиям. Добавьте к этому бумажные квитанции, заметки клиентов, разовые счета. Что ж, вы поняли идею. Информация витает повсюду, и вы хотите знать, где и как ее найти. Однако, прежде чем вы перейдете на цифровые технологии, вам предстоит еще многое сделать.
Далее вам нужно будет оценить свои электронные данные. Вы, вероятно, знакомы с тем, как ваша компания использует различные программные системы для ведения бизнеса. Бухгалтерия может использовать одну платформу, в то время как отдел кадров использует другую. По-видимому, нет двух одинаковых систем. Более того, они не разговаривают друг с другом. Сейчас самое подходящее время решить, какая электронная информация является наиболее важной для вашей повседневной деловой практики. Я рекомендую начать с наиболее важных отделов. Таким образом, вы будете готовы к переговорам с поставщиками о создании интерфейса для маршрутизации данных в центральное хранилище.
Шаг второй: Время поговорить об улучшении процесса
Как только вы узнаете, как собирать свои данные, я настоятельно призываю вас выявить неконтролируемые методы ведения бизнеса, которые тянут вас вниз. Не нужно перегружаться на этом этапе. Вместо этого спросите, какие процессы сдерживают вашу организацию? В чем заключается неэффективность? В дополнение к ручным процессам, требующим вмешательства человека для выполнения процесса, у вас, вероятно, есть множество программ и систем, таких как электронная почта, документы office, приложения, Microsoft SharePoint и общие папки с электронными файлами. Цель здесь состоит в том, чтобы поставить вас под контроль. Сделайте этот шаг сейчас, и вы будете готовы заняться автоматизацией рабочего процесса, когда придет время.
Шаг третий: Оцифруйте бумагу
На данный момент у вас есть выбор! Вы знаете, где хранятся ваши бумажные документы, и у вас есть представление о важнейших бизнес-процессах. Когда дело доходит до бумажного содержимого, вы можете сканировать свои документы или передавать их на аутсорсинг. Преимуществ аутсорсинга предостаточно. Наиболее важным является то, что вы получаете экономичный вариант создания изображений документов без необходимости полного обратного преобразования файлов.
Шаг Четвертый: Определение доступа
Вам нужно будет определить, кто и откуда будет получать доступ к контенту. Вы можете настроить интерфейсы в соответствии с учетными данными безопасности пользователя и очередями рабочих процессов, чтобы не было переключения между приложениями. Будут ли у вас мобильные и автономные пользователи? Как насчет потребности в клиентском портале? Отличный способ улучшить обслуживание клиентов - предложить отправку форм, отслеживание статуса и онлайн-доступ к документам.
Шаг четвертый: Интеграция и отчет
Проще говоря, ваша система управления документами должна быть способна интегрироваться со ВСЕМИ критически важными приложениями – без исключений. Это должно быть легко и без дополнительного программирования. Этого недостаточно для хранения ваших данных. Вам также нужен разумный способ получить к нему доступ и измерить его. Определите, какая информация необходима для принятия решений на месте с использованием данных в режиме реального времени. Таким образом, вы можете помечать данные для удобства поиска и запоминания. Будете ли вы искать, например, по имени и номеру счета? Знание ответа также может помочь связать документы воедино. Например, если вы имеете дело с судебным делом, вы можете сделать это, чтобы появилась вся запись Джона Доу вместо того, чтобы искать постороннюю информацию на лету. То же самое касается и отчетности. Какая информация нужна менеджерам для более эффективного выполнения своей работы? Существуют ли определенные показатели ежедневной отчетности, которые были бы бесценны, например, производительность труда каждого сотрудника в день? Какую бы систему вы ни выбрали, она должна обеспечивать глубокий анализ и понимание ваших данных.
Выводы
Как отмечалось ранее, перенести ваши бумажные процессы в корпоративную систему управления контентом (ECM) не должно быть сложно. Надеюсь, эти советы помогли вам понять, с чего начать.