Сборник статей

Каталог публикаций Интернет-изданий

переводы публикаций из социальной сети для учёных ResearchGate и из других открытых источников Интернета

Концепция эффективного офиса


Частью поддержания эффективного офиса является обеспечение того, чтобы каждый имел доступ к необходимым инструментам. Хотя бывает сложно решить, от каких инструментов офис может извлечь наибольшую выгоду, один ресурс, который использует весь офис, - это канцелярские товары (канцтовары). Но когда всем нужен доступ к одному и тому же складскому помещению, как предотвратить злоупотребление им?

Управление канцелярскими принадлежностями

Канцелярские товары просты в использовании, и их легче исчерпать. Бумага, ручки, чернила, тонеры, скобы, скотч, скрепки и многое другое - все это важно, но может стать проблемой, если за ними не следить. Кроме того, ваши сотрудники могут взять с собой слишком много канцелярских товаров одновременно, что может привести к чрезмерному заказу и перерасходу средств.

Гибкость рабочего места может усугубить эти проблемы. Как вы должны регулировать использование расходных материалов, если некоторые сотрудники работают удаленно в течение некоторой или всей недели?

Ищете более эффективные способы управления канцелярскими принадлежностями? Смотрите наши стратегии ниже:

Ограничить доступ к расходным материалам

Начните с улучшения уже имеющейся у вас системы организации. Как вы в настоящее время отслеживаете поставки? Открытые складские помещения, хотя и хороши в теории, на практике часто оказываются плохими, потому что не ограничивают, какие и сколько расходных материалов сотрудники могут взять с собой.

Есть три способа ограничить доступ. 

Во-первых, вы должны назначить ответственного на материальные ценности. Этот человек отвечает за комнату снабжения (кладовку); если сотрудникам нужны канцелярские товары, они должны обратиться к ответственному, чтобы получить их. Это наиболее эффективный метод ведения инвентаря, но он может быть неэффективным для офисов, в которых нет человека, который мог бы взять на себя обязанности ответственного.

Во-вторых, вы можете ограничить доступ для избранной группы сотрудников. Установив замок с кнопочной панелью или поставив обычный замок на дверь подсобного помещения, вы все равно можете контролировать поток канцелярских товаров. Выбранная вами группа сотрудников должна быть единственной, кто знает код кнопочной панели или у кого есть копия ключа от помещения. Затем они могут раздавать офисные принадлежности сотрудникам по мере необходимости.

Наконец, вы можете создать журнал для сотрудников и хранить его в открытом хранилище. Сотрудники должны записывать, какие припасы они берут, сколько и когда они берут их каждый раз, когда они выходят из помещения для снабжения. Хотя это может быть самый простой из трех вариантов, он также наименее эффективен, поскольку основан на системе чести. Сотрудники могут забыть его заполнить, что может вызвать путаницу и вернуть офис в нормальное состояние. Выберите вариант, который лучше всего подходит для вашего офиса, исходя из того, как часто вы используете канцелярские товары, а также в зависимости от того, злоупотребляет ли ваш офис расходными материалами.

После того, как вы решили, как ограничить доступ к канцелярским товарам, пора организовать складское помещение. Упростите для сотрудников поиск необходимых принадлежностей, группируя похожие предметы (например, кладите скрепки и канцелярские кнопки на одну полку). Разместите наиболее часто используемые предметы на полках на уровне глаз, а менее популярные - выше. Если что-то не используется, выбросьте это и сделайте пометку, чтобы не заказывать больше в будущем.

Держите кладовку как можно более аккуратной. Поощряйте сотрудников складывать запасные части туда, где они их нашли. Если у вас большая комната для припасов, вы можете опубликовать список, в котором объясняется, где можно найти различные принадлежности. Такая организация складского помещения также значительно упростит использование инвентаря.


Источник: How to Manage Office Supplies and Maintain an Inventory
April 26, 2019
URL:getkisi.com/unlocked/how-to-manage-office-supplies-and-maintain-an-inventory

Авторизация
Забыли свой пароль?